Dank einer drastischen Zunahme der Zahl der Länder, die jetzt "digitale Nomadenvisa" anbieten, ist es für Einzelpersonen einfacher denn je, für längere Zeit in verschiedenen Ländern zu arbeiten. Dieser Trend kann Arbeitnehmern und Arbeitgebern zahlreiche Vorteile bieten. Bevor Sie diesen Trend in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie sich jedoch unbedingt über die Auswirkungen informieren. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Arbeitgeber über die Einstellung und Verwaltung von Arbeitnehmern wissen müssen, die im Ausland arbeiten möchten, und wie ein Employer of Record (EOR) diese Aufgabe erheblich erleichtern kann.
Der Aufstieg des digitalen Nomadentums
Auch wenn die Debatte über "Fernarbeit" und "Büroarbeit" weitergeht, besteht kein Zweifel daran, dass die Pandemie die Arbeitswelt für immer verändert hat - viele Arbeitnehmer suchen jetzt nach Möglichkeiten, den Lebensstil zu verwirklichen, den sie sich wünschen, ohne ihre Karriere zu gefährden. Ein Ergebnis ist der Aufstieg des digitalen Nomaden: ein Arbeitnehmer, der Technologie nutzt, um seine Arbeit zu erledigen, während er von Ort zu Ort reist. Laut einer aktuellen Studie von MBO Partners bezeichneten sich im Jahr 2022 fast 17 Millionen Amerikaner als digitale Nomaden, ein Anstieg von 131 % gegenüber 2019. Und während die Reihen der digitalen Nomaden früher von Freiberuflern und Auftragnehmern dominiert wurden, haben jetzt 66 % ein traditionelles Arbeitsverhältnis.
In Anerkennung der potenziellen wirtschaftlichen Vorteile, die diese Remote-Arbeiter mit sich bringen können, haben Regierungen weltweit damit begonnen, "Visa für digitale Nomaden" einzuführen. Diese erlauben es Besuchern, in einem Land zu arbeiten und gleichzeitig für einen längeren Zeitraum, in der Regel zwischen 6 und 12 Monaten, ein ausländisches Einkommen zu erzielen. Bis Juli 2023 hatten über 50 Länder, darunter Portugal und die Bermudas, derartige Programme eingeführt.
Eine große Chance für Unternehmen
Das digitale Nomadentum wird nicht nur von den Regierungen begrüßt, sondern erfreut sich auch bei den Arbeitgebern immer größerer Beliebtheit. Und das ist verständlich: Die geografische Flexibilität für aktuelle und potenzielle Mitarbeiter bietet Unternehmen enorme Möglichkeiten, Top-Talente anzuziehen und zu halten. Laut Flexa steigt die Nachfrage nach Arbeitsplätzen in Unternehmen, die "Arbeiten von überall" anbieten, was die Offenheit gegenüber digitalen Nomaden zu einem leistungsstarken Akquisitionsinstrument macht. Wenn man den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, so zu arbeiten, wie es ihnen am besten passt, fühlen sie sich wertgeschätzt, was sich positiv auf die Moral, die Produktivität und die Mitarbeiterbindung auswirkt.
Aber eine, die ihre Herausforderungen mit sich bringt
Natürlich gibt es mehrere Faktoren zu berücksichtigen, bevor neue und bestehende Mitarbeiter zu digitalen Nomaden werden dürfen. Zum einen unterscheiden sich die Arbeits- und Steuervorschriften von Land zu Land erheblich. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, jederzeit von verschiedenen Orten aus zu arbeiten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie in jedem einzelnen Land die Vorschriften einhalten. Zum anderen erfordert die Arbeit in einem verteilten Team eine gründliche Überprüfung der Unternehmensrichtlinien und -prozesse, um sicherzustellen, dass sie den neuen Arbeitsweisen entsprechen.
Doch keine dieser Herausforderungen ist unüberwindbar - und mit einem klaren Plan können Sie sich den anderen zukunftsorientierten Unternehmen anschließen, die bereits das Beste aus globalen Talenten machen. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir im Folgenden einige der wichtigsten Fragen, die Unternehmen häufig zu diesem Thema haben, sowie die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen erläutert.
Wie stelle ich digitale Nomaden ein?
Angenommen, Sie möchten einen digitalen Nomaden in einem Land einstellen, in dem Ihr Unternehmen noch nicht tätig ist. In diesem Fall müssen Sie entweder ein Unternehmen in diesem Land gründen oder einen EOR beauftragen, ihn in Ihrem Namen zu beschäftigen.
Die Eröffnung eines neuen Unternehmens kann kostspielig und zeitaufwändig sein (sie kann bis zu 20 Wochen dauern und mehr als 80 000 Dollar kosten), und für eine Handvoll Mitarbeiter lohnt sich das oft nicht. In diesen Fällen ist die Zusammenarbeit mit einem EOR eine viel effizientere Lösung. Während Sie sich nach wie vor um die tägliche Verwaltung der Mitarbeiter kümmern - einschließlich Einstellung, Entlohnung, Pflichten und Kündigung -, übernimmt eine EOR alle Risiken und Verantwortlichkeiten als deren rechtlicher Arbeitgeber. Und Sie sind in einem Bruchteil der Zeit einsatzbereit.
Alternativ können Sie einen digitalen Nomaden auch als unabhängigen Auftragnehmer und nicht als Arbeitnehmer einstellen. Dies ist zwar eine ebenso sinnvolle Option, doch müssen Sie Ihre Mitarbeiter korrekt einstufen - andernfalls können Sie Ärger mit den örtlichen Behörden bekommen. Eine korrekte Einstufung stellt auch sicher, dass jeder weiß, auf welche Leistungen und welchen Schutz er Anspruch hat.
Gibt es steuerliche Auswirkungen bei der Einstellung von digitalen Nomaden?
Kurz gesagt, ja. Arbeitgeber, die digitale Nomaden einstellen, müssen mit den steuerlichen Pflichten der Länder vertraut sein, in die ihre digitalen Nomaden reisen. Diese Verpflichtungen variieren von Ort zu Ort und hängen auch von der Zeit ab, die ein Arbeitnehmer dort verbringt. Es kann eine echte Herausforderung sein, den Überblick über die Regeln (und deren Änderungen) zu behalten. Daher kann die Unterstützung durch einen Steuerexperten oder einen EOR mit länderspezifischem Fachwissen sehr wertvoll sein, um sicherzustellen, dass Sie alle Verpflichtungen erfüllen, die Sie erfüllen sollten.
Welche anderen Regeln und Vorschriften muss ich beachten?
Die Arbeitsgesetze sind von Land zu Land sehr unterschiedlich, und wenn Sie sie nicht einhalten, drohen Ihnen saftige Strafen. Zu den wichtigsten Begriffen, die Sie beachten sollten, gehören:
Mindestlohnanforderungen
Normale Arbeitszeiten
Urlaubsansprüche (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit)
Antidiskriminierungsgesetze
Kündigungsverfahren
Arbeitsverträge
Recht des geistigen Eigentums
Datenschutzgesetze
Sie müssen auch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auf Ihrer Gehaltsliste über die richtigen Visa verfügen und in dem Land, in dem sie sich befinden, legal arbeiten dürfen. Auch hier ist die Zusammenarbeit mit einem EOR der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie in allen oben genannten Bereichen konform bleiben.
Wie bezahle ich digitale Nomaden?
Wie Sie Ihre digitalen Nomaden entlohnen, hängt davon ab, ob Sie sie als unabhängige Auftragnehmer bezahlen, sie über Ihre juristische Person anstellen oder einen EOR damit beauftragen.
Die Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer ist relativ einfach, da sie in den meisten Fällen für ihre Steuern verantwortlich sind und keinen Anspruch auf Sozialleistungen haben. Sie müssen nur ihre Rechnungen bezahlen, was Sie mit der Zahlungsmethode Ihrer Wahl tun können. Auch hier müssen Sie darauf achten, dass Sie sie nach den Gesetzen des jeweiligen Landes richtig einstufen und entsprechend behandeln.
Wenn Sie sich für die Gründung einer juristischen Person entschieden haben, müssen Sie sich für einen internationalen Anbieter von Gehaltsabrechnungen entscheiden. Außerdem müssen Sie die lokalen Gesetze, Steuerpflichten und Sozialabgaben einhalten. Die von Land zu Land unterschiedlichen Anforderungen können die Verwaltung der Zahlungen für verteilte Mitarbeiter zu einer Herausforderung machen, so dass eine effektive Kommunikation und Koordination mit Ihrer Finanzabteilung hier von entscheidender Bedeutung ist. Sie können auch eine Skalierung des Teams in Betracht ziehen, um die zusätzliche Arbeitslast zu bewältigen.
Wie bei den steuerlichen Verpflichtungen übernimmt ein EOR die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie - von der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zur Abführung der Steuern - und stellt so sicher, dass Sie in allen Phasen die Vorschriften einhalten.
Was muss ich sonst noch beachten?
Neben den rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen der Beschäftigung digitaler Nomaden ist es auch wichtig, die alltäglichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu berücksichtigen. Bevor Sie Ihre neue Strategie einführen, sollten Sie Ihre bestehenden Arbeitsplatzrichtlinien überprüfen und sicherstellen, dass sie alle Erwartungen und Richtlinien, die Ihre Mitarbeiter befolgen müssen, klar umreißen. Dazu können Themen wie Arbeitszeiten, Anwesenheitspflicht und Kostenübernahme gehören.
Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um sicherzustellen, dass Sie die für eine effektive Fernarbeit erforderlichen Ressourcen bereitstellen, wie z. B. Videokonferenzsoftware, Tools für die Zusammenarbeit und Projektmanagementsysteme.
Wie ein EOR Ihnen helfen kann, digitale Nomaden einzustellen und zu verwalten
Es gibt viel zu bedenken, wenn Sie Ihr Unternehmen für digitale Nomaden öffnen. Aber wenn Sie einen EOR engagieren, der Ihnen bei der Verwaltung des Prozesses hilft, wird alles viel überschaubarer.
Es gibt drei besondere Bereiche, in denen ein EOR nützlich sein kann:
Einrichtung der Entität: Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR muss Ihr Unternehmen nicht in jedem Land, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, eine eigene Rechtspersönlichkeit gründen, was die Kosten erheblich senkt und es Ihnen ermöglicht, innerhalb von Tagen statt Monaten tätig zu werden.
Einhaltung der Vorschriften: EORs übernehmen die gesamte Verantwortung und Haftung als rechtmäßiger Arbeitgeber in den Ländern, in denen Ihre digitalen Nomaden arbeiten, und stellen sicher, dass Sie alle lokalen Beschäftigungsvorschriften einhalten, so dass Sie sich sicher sein können, dass diese Seite der Sache erledigt ist.
Lokale Kenntnisse: Ein guter EOR kann Ihnen auch unschätzbares Fachwissen zur Verfügung stellen: Er hilft Ihnen dabei, sich mit der lokalen Kultur und den Gepflogenheiten vertraut zu machen, und hält den Finger auf dem Puls bemerkenswerter Veränderungen, die Ihre Mitarbeiter betreffen könnten.
Einfaches Einstellen und Verwalten von digitalen Nomaden
Das Aufkommen des digitalen Nomadentums bietet Arbeitgebern eine Fülle von Vorteilen. Aber es kann eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass Ihre Strategie effektiv und gesetzeskonform ist. Die gute Nachricht ist, dass die Zusammenarbeit mit einem angesehenen EOR den Prozess unendlich vereinfachen kann - so können Sie alle Vorteile eines globalen Teams genießen, ohne dass Sie Kopfschmerzen haben.
Laden Sie den Global Employer of Report 2023 von Atlas herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Employer of Record Services die Zukunft der Arbeit verändern.
Darin erfahren Sie mehr über:
Die sich verändernde Dynamik der globalen Talentlandschaft: Verstehen Sie die Kräfte, die den Wandel vorantreiben, und wie sich Unternehmen anpassen können.
Das Aufkommen von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen: Entdecken Sie die Vorteile und Herausforderungen dieser Modelle und wie man sie effektiv handhabt.
Die Rolle von Employer of Record (EOR) Services: Erfahren Sie, wie EOR-Dienste Ihre Geschäftsabläufe rationalisieren und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten können.
Was als Nächstes kommt: Prognosen zu den wichtigsten Trends und Technologien, die die nächsten 12 Monate bestimmen werden.