Einstellen oder nicht einstellen: Warum die korrekte Einstufung Ihrer Mitarbeitenden so wichtig ist
Aufgrund der rasanten Entwicklung des Fernarbeits steht Unternehmen heute auf ein vielseitiges Angebot an Vollzeit-, Freelance- und Zeitarbeitskräften zur Verfügung. Wenn Ihr Unternehmen jedoch gerade die nächste Phase des Wachstums erreicht oder Sie einen Börsengang vorbereiten, sollten Sie ganz besonders darauf achten, wie Sie Ihren Personalbestand mit Vollzeit- und Auftragnehmer strukturieren.
Warum?
Die heutigen diversifizierten, globalen Arten von Beschäftigung haben sich in vieler Hinsicht schneller entwickelt als die den geltenden Steuer- und Arbeitsgesetze. Wenn Sie also planen, sowohl Vollzeitbeschäftigte als auch Freiberufler/selbständige Auftragnehmer einzustellen, könnte eine falsche Einstufung Ihrer Mitarbeitenden zu saftigen Steuerstrafen und Klagen mit Präzedenzcharakter vor den Arbeits- und Sozialgerichten führen, wenn Sie nicht aufpassen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie durch die richtige Einstufung Ihrer Mitarbeitenden solche rechtlichen Risiken mindern und unnötige Briefe vom Finanzamt vermeiden können, und gleichzeitig Ihren Mitarbeiterstab flexibel und agil skalieren können.
Die Bedeutung der Einstufung Ihrer Mitarbeitenden
Führungskräfte aus allen Branchen und Bereichen stehen ständig unter dem Druck, mit weniger mehr zu erreichen. Vor diesem Hintergrund ist es verständlich, dass viele Unternehmen weiterhin eine Mischung aus Vollzeitbeschäftigten und Freiberuflern/selbständigen Auftragnehmern beschäftigen, mit denen sie ihre Belegschaft nach Bedarf auf- und abbauen können.
Diese Strategie kann jedoch schwerwiegende Probleme mit sich bringen, wenn sie nicht richtig überwacht wird. Eurofound hat eine Untersuchung über betrügerische Beschäftigungsstrategien in 28 EU-Mitgliedstaaten durchgeführt, darunter auch Norwegen. Dem Bericht zufolge melden 79 Prozent der Korrespondenten in den einzelnen Ländern eine „erhebliche“ betrügerische Nutzung der Selbständigkeit.
Auch globale Marken wie Uber musste sich den unangenehmen Folgen einer falschen Einstufung von Arbeitskräften beugen. Im Jahr 2021 verlor das Unternehmen ein Verfahren vor dem Obersten Gerichtshof des Vereinigten Königreichs, nachdem es seine Fahrer als zu Unrecht als selbständige Auftragnehmer und nicht als Arbeitnehmer beschäftigt hatte. Der genaue Schaden lässt sich nur schwer bewerten, wird aber allgemein auf weit über 1 Milliarde Pfund Sterling geschätzt. Erst vor kurzem wurde berichtet, dass Nike möglicherweise Tausende von Zeitarbeitern falsch eingestuft hat und dem Unternehmen nun mögliche Steuerstrafen von mehr als 530 Millionen US-Dollar drohen.
Solche Größenordnungen mögen für große internationale Marken ein Tropfen auf den heißen Stein sein, für ein schnell wachsendes Unternehmen, das eine globale Expansion anstrebt, kann ein solches Loch in der Kasse aber leicht zu einer Katastrophe führen. Eine 2022 Analyse des Economic Policy Institute (EPI), einer nicht parteigebundenen, nicht gewinnorientierten Denkfabrik in Washington, von 11 häufigen Falscheinstufungen von Arbeitsplätzen erklärt, warum diese Strafen so hoch sein können.
Der Studie zufolge schätzt das EPI, dass ein typischer US-amerikanischer Bauarbeiter beispielsweise als selbständiger Auftragnehmer verglichen mit dem, was er als Angestellter verdient hätte, bis zu 16.729 US-Dollar pro Jahr an Einkommen und Sozialleistungen einbüßt. Durch die Androhung von Steuerstrafen und rechtlichen Schritten können Regierungen die grundlegenden Arbeitsrechte und die wirtschaftliche Sicherheit der Arbeitnehmer schützen.
Da Sie nun wissen, wie eine falsche Einstufung den Arbeitnehmern schaden kann, wollen wir auch die Risiken für Arbeitgeber genauer betrachten.
Klagen, Geldstrafen und Bußgelder: Was sind die Risiken?
Geldstrafen und Bußgelder aufgrund einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern treffen nicht nur große Unternehmen wie Nike und Uber. Unternehmen aller Größenordnungen können für Urlaubsgeld, Krankengeld und Rentenbeiträge haftbar gemacht werden, wenn sie Mitarbeitende fälschlicherweise als Freiberufler ausweisen.
Welche Sanktionen drohen bei einer falschen Einstufung?
In den Vereinigten Staaten können Strafen für die falsche Einstufung von Arbeitnehmern für jedes W-2 (US-Steuerformular, mit dem die an Arbeitnehmer gezahlten Löhne und die einbehaltenen Steuern gemeldet werden) verhängt werden, das ein Arbeitgeber aufgrund einer falschen Einstufung nicht eingereicht hat. Wenn sich herausstellt, dass eine ganze Gruppe von Arbeitnehmern falsch eingestuft wurde, können sich diese Strafen exponentiell vervielfachen und zu einem ernsten Problem für den Arbeitgeber werden.
Im Jahr 2022 wurde ein Personaldienstleister aus dem Gesundheitswesen im US-Bundesstaat Virginia von einem Bundesrichter zur Zahlung von 7,2 Millionen US-Dollar an Lohnnachzahlungen und Schadenersatz an mehr als 1.000 Mitarbeitende verurteilt, weil sie vorsätzlich falsch eingestuft worden waren. Im Vereinigten Königreich wurde ein Arbeitgeber in einem Gerichtsverfahren aus dem Jahr 2017 für schuldig befunden, einen selbständigen Auftragnehmer sage und schreibe 14 Jahre lang falsch eingestuft zu haben - das Unternehmen schuldete ihm daraufhin 5,6 Wochen bezahlten Urlaub für jedes der 14 Jahre.
Kurz gesagt - die Strafen für eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern können einen Arbeitgeber in den Ruin treiben.
Daher nannte die Mehrheit der Befragten einer Umfrage von PwC Compliance- und Regulierungsrisiken als größte Bedrohung für die Wachstumsmöglichkeiten ihres Unternehmens. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine solche falsche Einstufung vorsätzlich erfolgt ist oder nicht - in jedem Fall droht die Gefahr, dass Steuern, Sozialleistungen und Strafen für falsch eingestufte Arbeitnehmer nachgezahlt werden müssen.
Deshalb arbeiten Regierungen aktiv daran, den Schutz der Rechte von Arbeitnehmern zu gewährleisten. Die Richtlinie IR35 im Vereinigten Königreich und der Fair Labor Standards Act (FLSA) in den USA sind gute Beispiele für Gesetze, die diesen Schutz gewährleisten sollen. Die britische Steuerbehörde HMRC veröffentlicht sogar eine Liste von Unternehmen, die gegen diese Vorschriften verstoßen haben.
5 verschiedene Strafen für die falsche Einstufung von Arbeitnehmern
Es ist offensichtlich, dass Arbeitgeber und Regierungen den Schutz der Arbeitnehmer ernst nehmen, doch wie sehen die Strafen im Einzelnen aus? Im Folgenden sind einige der Geldbußen und Rechtsfolgen aufgeführt, die Ihrem Unternehmen drohen, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden nicht richtig einstufen:
1. Bußgelder für Steuern und Gehälter:
Durch die falsche Einstufung von Arbeitnehmern entgehen den Bundes- und Kommunalverwaltungen Einnahmen aus Steuern und Lohnsummen. In diesem Fall können Sie für die Zahlung von staatlichen und bundesstaatlichen Lohnsteuern sowie von Sozialversicherungs- und Medicare-Abgaben für alle Mitarbeitenden haftbar gemacht werden, die falsch eingestuft wurden. Bußgelder von Bundes- und Landesbehörden können sich auf Millionen von US-Dollar belaufen. Wenn diese Zahlungen nicht geleistet werden, können weitere Bußgelder fällig werden.
2. Gesetzlicher Schadenersatz und Strafschadenersatz:
Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern kann schnell zu Präzedenzfällen aufgrund von Klagen vor Arbeits- und Sozialgerichten führen - insbesondere, wenn dadurch Arbeitnehmerrechte verletzt werden. Die Anwaltskosten, die Zeit, die Führungskräfte benötigen, um die erforderlichen Unterlagen beizubringen, und eine mögliche Fluktuation des vorhandenen Personals können einem Unternehmen erheblichen Schaden zufügen.
3. Nachzahlungen für neu eingestufte Arbeitnehmer:
Im Falle einer falschen Einstufung haben Ihre Arbeitnehmer auch die Möglichkeit, eine formelle Beschwerde bei der Arbeitsbehörde ihres Landes einzureichen. Die Arbeitnehmer haben dann Anspruch auf Sozialleistungen, einschließlich Altersvorsorge, Abfindungen, Gesundheits- und Sozialleistungen, Aktienkaufpläne und sogar Überstundenvergütung, wenn ihre Ansprüche anerkannt werden.
4. Reputationsschaden:
Der Schaden, den eine Klage aufgrund falscher Einstufungen von Arbeitnehmern Ihrem Unternehmen zufügen kann, kann mehr als den gesamten Gewinn Ihres Unternehmens verschlingen. Es kann den Ruf Ihres Unternehmens schädigen und es schwierig machen, Top-Talente, Branchenpartner oder - noch schlimmer - potenzielle Kunden zu gewinnen.
5. Vorsätzliche oder absichtliche falsche Einstufung:
Zusätzlich zu den bereits erwähnten Strafen und Bußgeldern hat die Art der falschen Einstufung einen großen Einfluss auf die Konsequenzen, die einer Organisation drohen können. Eine vorsätzliche falsche Einstufung kann zu härteren Geldstrafen und sogar zu Freiheitsstrafen führen, wenn ein Arbeitgeber versucht, die Zahlung der Leistungen zu umgehen, auf die die Arbeitnehmer Anspruch haben, wie zum Beispiel Krankenversicherung, bezahlte Urlaubstage und den Arbeitgeberanteil an der Lohnsteuer.
Wie Sie ein EOR bei der Einhaltung der Vorschriften unterstützt
Die Risiken einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern sind ziemlich einschüchternd, vor allem wenn man die damit verbundenen Konsequenzen betrachtet. Das sollte Sie aber nicht davon abhalten, externe Talente zu nutzen, wenn Sie Ihr Unternehmen wachsen lassen wollen.
Mit einer Employer of Record (EOR)-Lösung können Sie falsche Einstufungen von Mitarbeitenden vermeiden und sich ganz auf Ihre Geschäftsziele konzentrieren.
Dafür ist ein EOR wie Atlas da:
Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften
Aufgrund der raschen Entwicklung von Home-Office- und Fernarbeitsmodellen ist es schwierig, mit den ständigen Änderungen der Arbeitsgesetze und -vorschriften Schritt zu halten. Eine EOR-Lösung wie Atlas nimmt Ihnen viele Aspekte der Einstellung von Mitarbeitenden und alle rechtlichen und Compliance-Aufgaben ab.
Konsolidierung von Organisationen
Mit einem EOR-Tool können Sie mehrere Unternehmen unter dem Schirm eines einzigen Arbeitgebers konsolidieren, was besonders attraktiv für Unternehmen sein kann, die eine globale Expansion anstreben oder in mehreren Staaten oder Ländern tätig sind. Die Konsolidierung von Organisationen gewährleistet auch, dass alle Mitarbeitenden ordnungsgemäß eingestuft und alle einschlägigen Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.
Lokale Kompetenzen
Viele EOR-Tools wie Atlas bieten lokales Fachwissen, weil sie über ein Team von Experten verfügen, die mit den Arbeitsgesetzen und -vorschriften in den verschiedenen Staaten oder Ländern vertraut sind. Während indirekte EORs in den einzelnen Regionen auf externe Anbieter zurückgreifen, verfügt Atlas über Niederlassungen in über 160 Ländern. So müssen Sie bei der Qualitätskontrolle keine Kompromisse eingehen - unabhängig davon, wo Sie Ihrer Geschäftstätigkeit nachgehen wollen.
Die richtige Einstufung der Beschäftigten ist eine Grundvoraussetzung für Wachstum
Angesichts der sich wandelnden Arbeitswelt ist die richtige Einstufung von Mitarbeitenden eine strategische Priorität für das Management, vor allem, wenn Ihr Unternehmen eine globale Expansion anstrebt. Mit einer EOR-Lösung wie Atlas halten Sie die Vorschriften überall und in jeder Hinsicht ein - von Arbeitszeiten und Elternurlaub bis hin zu Krankmeldungen und Kündigungen.
Sind Sie an dem Punkt, wo Sie die Zahl Ihrer Mitarbeitenden erhöhen und weltweit expandieren wollen? Kontaktieren Sie Atlas, um zu erfahren, wie Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten und Strafen aufgrund von falschen Einstufungen vermeiden können.