10 questions à poser à un prestataire de services employeur de référence
Avant de vous associer à un prestataire de services employeur de référence (EOR), il est essentiel que vous choisissiez le bon. Voici les questions que vous devriez poser pour vous assurer de trouver le bon partenaire EOR.
Qu'est-ce qu'un EOR ?
Avant d'aborder les questions qui nous intéressent, voici une brève explication de ce qu'est un EOR :
Un employeur de référence, également connu sous le nom d'Employer of Record (EOR), est une organisation qui gère les responsabilités juridiques, RH, fiscales et de conformité locale de vos employés dans tout pays où vous n'avez pas d'activité.
Un EOR peut embaucher, gérer et rémunérer le personnel pour votre compte. Il est considéré comme l'employeur légal, tandis que vous, le client, conservez le rôle d'employeur gestionnaire, qui s'occupe de la gestion quotidienne des employés.
En d'autres termes, c'est vous qui décidez de l'embauche, de la rémunération, de l'affectation, des tâches et de la cessation d'emploi. L'EOR est simplement un service de ressources humaines qui aide votre entreprise à se conformer à la législation locale du travail et à la fiscalité.
Quand faire appel à un employeur de référence ?
La plupart des entreprises ne sont pas prêtes à s'associer à un EOR aux premiers stades de leur croissance. Toutefois, si vous envisagez une expansion mondiale ou si vous cherchez à fermer une entité étrangère et à conserver votre personnel, le partenariat avec un EOR se justifie parfaitement.
Voici comment vous pouvez être certain qu'il est temps de faire appel à un employeur de référence :
Si votre entreprise est prête à pénétrer de nouveaux marchés et à poursuivre son expansion mondiale, un EOR peut s'avérer nécessaire pour vous aider à embaucher, à intégrer et à gérer une main-d'œuvre distribuée. Cependant, pour certains, les défis de l'expansion internationale l'emportent sur les perspectives de développement à l'échelle mondiale.
En utilisant le modèle de service direct d'EOR, le processus et les formalités administratives liés à l'embauche et à la gestion des employés à l'étranger deviennent simples.
Par exemple, si vous devez recruter une équipe dans plusieurs pays européens, vous fournissez à l'EOR des informations sur les personnes et les lieux, ainsi que sur la rémunération, et l'EOR s'occupe ensuite des lois locales et de toutes les formalités administratives liées à l'intégration de l'employé.
Ce qu'il faut considérer dans le choix d'un fournisseur de services d'employeur de référence : 10 questions à poser
Le choix du bon logiciel employeur de référence (EOR) est une décision importante pour toute entreprise. Voici 10 questions que les clients devraient se poser avant de choisir une solution EOR :
1. Quel est le coût habituel d'un EOR ?
Le prix est l'une des premières questions qui viennent à l'esprit lors de l'achat d'un logiciel, et votre EOR ne fait pas exception à la règle.
Les prix de votre EOR devraient être disponibles publiquement sur son site web ou en privé via une présentation commerciale. Toutefois, avant de fonder votre décision d'achat sur le prix, il est utile de comparer le coût d'achat d'une solution EOR à celui de la mise en place d'une entité locale dans plusieurs régions.
Par exemple, la création d'une entité commerciale locale entraîne de nombreux coûts, tels que les frais d'enregistrement de l'entité, qui varient considérablement en fonction du pays. Les coûts supplémentaires comprennent :
L'enregistrement de l'emploi
La conformité fiscale de l'entité
L'établissement d'une banque
Les exigences de capital dans le pays
Le conseil juridique et financier
Les frais de personnel interne et
Le traitement de la paie.
En comparaison, les coûts liés à l'achat d'un EOR ne représentent qu'une fraction de ce qui serait autrement nécessaire pour constituer une entreprise dans un nouveau pays.
2. Dans quels pays votre EOR opère-t-il ?
Avant de prendre une décision d'achat, vous devez savoir exactement dans quels pays votre EOR exerce ses activités. Si votre EOR n'opère pas dans un pays ou une région où vous souhaitez vous développer, vous devrez alors créer votre propre entité légale pour gérer la paie ou embaucher des employés et des entrepreneurs indépendants.
3. S'agit-il d'un prestataire EOR direct ou indirect ?
Un employeur de référence indirect fait appel à des prestataires tiers locaux pour étendre son champ d'action. Ce modèle se heurte à des difficultés lorsqu'un employé international rencontre des problèmes et que le temps est compté. En revanche, un employeur de référence direct comme Atlas dispose de ses propres entités et évite l'externalisation.
Un EOR direct est chargé de soutenir vos employés de sorte qu'en cas de problème, ils puissent s'adresser immédiatement à un service d'assistance local et interne.
4. Quels sont les programmes d'avantages sociaux proposés par l'EOR ?
Toutes les solutions EOR n'offrent pas les mêmes programmes d'avantages sociaux à vos employés. Pour compliquer les choses, certaines solutions EOR vous permettent même de personnaliser vos programmes d'avantages pour différents pays ou régions.
Les avantages offerts par les EOR peuvent varier d'un service à l'autre. Toutefois, ils comprennent notamment l'assurance maladie, les plans de retraite, les congés, les congés parentaux et l'assurance contre les accidents du travail.
En fin de compte, le plus important est de s'assurer que votre EOR offre les avantages auxquels vos employés et votre entreprise attachent de l'importance.
5. L'EOR propose-t-il des ressources d'apprentissage ?
Même si vous êtes un professionnel chevronné des ressources humaines, il est probable que vous ne compreniez pas toutes les nuances des lois, des réglementations et des exigences de conformité en matière d'emploi à l'échelle mondiale. La bonne nouvelle, c'est que vous n'en avez pas besoin.
Une solution EOR fiable devrait offrir une variété de webinaires, de formations et d'assistance en ligne pour vous aider à comprendre les meilleures pratiques en matière de recrutement et de gestion d'une main-d'œuvre internationale.
6. Quel niveau de soutien offre-t-il aux employés internationaux ?
Votre EOR doit permettre à vos employés internationaux de bénéficier d'une assistance locale et interne dans leur pays ou région. Alors que les solutions EOR indirectes délèguent ce travail à des propriétaires d'entités tierces, un EOR direct fournit une assistance directement à vos employés.
7. Quel niveau de conformité et de gestion des risques offrent-ils ?
Chaque pays dispose d'une multitude de lois, qui peuvent changer brusquement, et comme ces réglementations sont obligatoires, vous devez rester à l'avant-garde des changements. Qu'il s'agisse de la protection des données, de la fiscalité ou du droit du travail, votre entreprise devra se conformer aux exigences les plus récentes sous peine de sanctions pénales.
Lorsque vous faites appel à un EOR, vous n'avez pas la responsabilité de vous tenir informé de l'évolution constante de la législation du travail ou des réglementations locales en matière d'emploi. L'EOR vous tient informé et veille à ce que vous soyez en conformité avec la législation locale.
8. Quelle est leur capacité de personnel interne ?
Les EORs sont chargés de gérer un large éventail de fonctions liées aux ressources humaines et à la paie pour le compte de leurs clients. Il est donc important de s'assurer que l'EOR dispose de la capacité de personnel interne nécessaire pour répondre aux besoins de votre entreprise. Voici quelques questions à se poser lors de l'évaluation de la capacité de personnel interne d'un EOR:
Combien d'employés comptent-ils ?
Quel est le niveau d'expérience de leur personnel ?
Existe-t-il des équipes dédiées à différentes fonctions (par exemple, la paie, la conformité, les avantages sociaux) ?
Quels sont ses antécédents en matière de prestation de services dans le respect des délais et de la précision ?
Offrent-ils une assistance localisée ? L'assistance localisée peut consister à adopter les langues locales, à travailler dans un fuseau horaire commun et à demander au personnel d'assistance de suivre une formation sur la sensibilité culturelle afin de mieux répondre aux besoins des employés internationaux.
9. Y a-t-il des frais cachés dont vous devez être conscient ?
Les modèles de tarification des EORs peuvent varier en fonction des services fournis, du nombre d'employés gérés et de la localisation des employés.
Certains EORs peuvent facturer un montant forfaitaire par employé, tandis que d'autres peuvent facturer un taux horaire ou un pourcentage du salaire de l'employé. Il est important de comprendre le modèle de tarification et les frais supplémentaires qui peuvent être facturés pour des services tels que l'assurance et la gestion des avantages sociaux. En posant des questions sur les frais cachés, vous vous assurez de bien comprendre les coûts associés et d'éviter toute surprise.
10. Ont-ils fait leurs preuves ?
Considérez cette dernière question comme une assurance pour votre investissement. L'expansion mondiale est un processus coûteux et fastidieux, c'est pourquoi vous devez vous assurer que vous travaillez avec un EOR qui a fait ses preuves. Vous pouvez rapidement contrôler votre EOR en recherchant des exemples de réussite ou des études de cas qui correspondent au profil de votre entreprise.
Quelle est la différence entre un employeur de référence et une PEO ?
Employeur de référence (Employer of Record, EOR), organisation professionnelle d'employeurs (Professional Employer Organisation, PEO), PEO globale, autant de termes à la consonance similaire pour deux types de services de l'emploi.
Une PEO - plus connue sous le nom d'accord de co-emploi - soutient une entreprise en s'occupant de ses ressources humaines lorsque l'entreprise dispose déjà d'une entité locale. Elle prend en charge des tâches telles que l'affiliation aux avantages sociaux et la gestion des salaires, mais partage les risques avec le client.
D'autre part, un EOR gère les responsabilités juridiques, RH, fiscales et de conformité locale de vos employés dans tous les pays où vous n'avez pas d'entité légale. En agissant en tant qu'employeur légal, l'EOR assume les risques juridiques d'un employeur pour votre compte, tandis que vous gardez le contrôle de vos employés et de vos activités.
En tant qu'employeur légal, l'EOR est responsable des éléments suivants :
Des visas, de l'immigration et des permis de travail
Paie et impôts conformes aux normes du pays
Conseils sur la sensibilisation à la culture et à la langue
Respect du droit du travail local
Conseils sur les délais de préavis et les règles de licenciement
L'avantage des EORs par rapport aux PEOs
En d'autres termes, les PEOs ne peuvent pas protéger entièrement les entreprises des risques juridiques et de conformité.
En revanche, un employeur de référence s'associe à des entreprises en employant du personnel dans des pays où l'entreprise ne dispose pas d'une entité locale. L'EOR assume tous les risques liés à la législation locale ou internationale en matière de fiscalité ou de droit du travail et permet au client de se concentrer sur sa stratégie commerciale et ses objectifs quotidiens.
Quels sont les avantages d'un employeur de référence ?
Est-il plus judicieux de créer soi-même une entité commerciale ou de confier cette tâche à un EOR ? Si vous attachez de l'importance à la précision et à l'efficacité, un EOR est la meilleure solution. Voici d'autres avantages d'un partenariat avec un employeur de référence :
Gestion de la paie à l'échelle internationale
Un EOR vous dispense de créer une nouvelle entité commerciale puisque votre personnel sera employé par l'EOR. Vous gardez le contrôle, mais vous évitez les risques liés à la conformité fiscale et du droit du travail, quel que soit l'endroit où vous souhaitez exercer votre activité.
En outre, il est souvent obligatoire de gérer les paies localement pour s'assurer que les cotisations de sécurité sociale et les impôts sont conformes. Un EOR s'occupe de tout cela, ce qui vous permet de payer facilement des équipes internationales.
Attirer et retenir les meilleurs talents
Un EOR vous donne tous les outils dont vous avez besoin pour devenir un employeur mondial. Les EORs ont souvent accès à de meilleurs avantages sociaux en raison de leur taille, ce qui peut contribuer à attirer et à retenir les meilleurs talents. En outre, les EORs peuvent aider les entreprises à élargir leur vivier de travailleurs internationaux en leur donnant accès aux marchés mondiaux des talents.
Conformité des opérations du personnel
Il est souvent nécessaire d'avoir des contrats de travail écrits ou des lettres d'offre détaillant toutes les conditions d'emploi. Un EOR veille à ce que toutes les exigences légales soient respectées et que les contrats de travail soient conformes, tout en protégeant à la fois l'entreprise et l'employé.
Accélération de l'accès aux nouveaux marchés
Le temps nécessaire à la création d'une entité légale dans un nouveau pays peut être prohibitif et nécessiter le recours à plusieurs prestataires en cours de route. Certains pays sont réputés pour leur bureaucratie et la faiblesse de leurs administrations publiques, de sorte que la finalisation d'un contrat pour la création d'une entité peut prendre plus de temps que prévu. Toutefois, le recours à un employeur de référence permet d'éviter tous les retards lors de l'expansion sur de nouveaux marchés.
Poursuivre l'expansion mondiale avec un EOR de confiance
Pour de nombreuses entreprises, la perspective d'une expansion peut être impressionnante. La création d'une nouvelle entité locale dans un pays inconnu est souvent un processus long, stressant et coûteux, sans aucune garantie de succès. Heureusement, en choisissant le bon EOR, vous disposez d'un moyen peu coûteux et sans risque de tester et d'accélérer l'accès à de nouveaux marchés.
Prêt à vous développer sur de nouveaux marchés ? Contactez-nous pour voir comment Atlas aide les entreprises en croissance à gérer leur main-d'œuvre internationale.